Senden Sie E-Mails an Kandidat:innen

Senden Sie ganz einfach E-Mails an Kandidat:innen direkt aus JOIN über die E-Mail-Funktion. Egal, ob Sie ein Vorstellungsgespräch vereinbaren oder eine Bewerbung weiterverfolgen möchten – Ihre Kommunikation bleibt organisiert und zentralisiert.

Wann sollte ich JOIN verwenden, um Kandidat:innen per E-Mail zu benachrichtigen?

Die E-Mail-Nachrichtenfunktion ist ideal für die tägliche Kommunikation mit Kandidat:innen während des Einstellungsverfahrens. Hier sind ein paar gute Anwendungsfälle:

  • Eine Einladung zum Vorstellungsgespräch senden oder Auskunft über eine Terminänderung geben

  • Einzelheiten über die Rolle oder die Timeline des Einstellungsprozesses mitteilen

  • Zusätzliche Dokumente oder Verfügbarkeit anfordern

  • Versenden des Angebotsschreibens

JOIN ist nicht für den Massenversand von Marketing- oder Transaktions-E-Mails wie Newslettern, Job-Alerts oder System-Benachrichtigungen konzipiert. Alle Nachrichten werden direkt über das JOIN-System versendet und es ist keine zusätzliche Einrichtung erforderlich.

Verfassen einer E-Mail über den Tab „Posteingang“

So senden Sie eine neue E-Mail:

  1. Gehen Sie auf „Mailbox“ in der linken Seitenleiste

  2. Klicken Sie auf das blaue Symbol (✏️) oben rechts

    → Dadurch öffnet sich ein neues E-Mail-Pop-up-Fenster auf der rechten Seite Ihres Bildschirms

  3. Geben Sie in das Feld An den Namen oder die E-Mail-Adresse der empfangenden Person ein

    → Es erscheint eine Auswahlliste mit passenden Kandidat:innen aus Ihrer Datenbank - wählen Sie die jeweilige Kandidat:in, die Sie kontaktieren möchten

  4. Verwenden Sie die Felder Cc oder Bcc, um weitere Empfänger:innen hinzuzufügen. Aus Sicherheitsgründen können Sie nur Teammitglieder hinzufügen, die bereits Teil Ihres Hiring Workspaces sind in JOIN

  5. Fügen Sie einen Betreff hinzu und schreiben Sie Ihre Nachricht

    a. Verwenden Sie die Formatierungssymbolleiste, um Ihre Nachricht zu formatieren oder Links hinzuzufügen

    b. Klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol 📎 am unteren Rand, um Dateien anzuhängen

    c. Klicken Sie auf das Vorlagensymbol 📝 (neben dem Anhangssymbol), um eine gespeicherte E-Mail-Vorlage einzufügen

  6. Klicken Sie auf Senden wenn Sie bereit sind

Verfassen einer E-Mail aus dem Profil von Kandidat:innen

  1. Öffnen Sie das Profil der Kandidat:innen, die Sie kontaktieren möchten

  2. Es gibt zwei Möglichkeiten, um mit dem Verfassen einer E-Mail zu beginnen:

    a. Klicken Sie auf der linken Seite, direkt unter den persönlichen Daten der Kandidat:innen, auf „E-Mail verfassen“

    b. Oder gehen Sie in der oberen Menüleiste der Profile auf „E-Mails“ und klicken Sie in der Mitte des Bildschirms auf „E-Mail verfassen“

  3. Wenn Sie auf E-Mail verfassen klicken, öffnet sich ein neues E-Mail-Fenster in der unteren rechten Ecke Ihres Bildschirms. Die E-Mail-Adresse der Kandidat:innen wird automatisch eingetragen.

  4. Verwenden Sie die Felder Cc oder Bcc, um weitere Empfänger:innen hinzuzufügen → Sie können nur Teammitglieder hinzufügen, die bereits Teil Ihres Hiring Workspaces in JOIN sind

  5. Fügen Sie einen Betreff hinzu und schreiben Sie Ihre Nachricht

  6. Verwenden Sie die Formatierungssymbolleiste, um Ihre Nachricht zu formatieren oder Links einzufügen

  7. Klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol 📎 um Dateien anzuhängen (max. 8,5 MB)

  8. Klicken Sie auf das Vorlagensymbol 📝 (neben dem Anhangssymbol), um eine gespeicherte E-Mail-Vorlage einzufügen → Sie haben noch keine Vorlagen? Lesen Sie hier mehr über die Erstellung und Verwendung von E-Mail-Vorlagen

  9. Klicken Sie auf „Senden“, wenn Sie bereit sind

Formatierung Ihrer Nachricht

Wenn Sie eine E-Mail in JOIN verfassen, können Sie die Formatierungsleiste verwenden, um Ihre Nachricht zu strukturieren und zu gestalten, damit sie klar und deutlich wird. Hier finden Sie eine Übersicht über die verfügbaren Optionen:

  • Textstile: Wählen Sie zwischen normalem Text und verschiedenen Überschriften- oder Listenstilen, um Ihre Nachricht zu strukturieren

    → Wenn Sie auf „Text“ klicken, sehen Sie diese Optionen: Text, Überschrift 1, Überschrift 2, Überschrift 3, Aufzählungsliste, Nummerierte Liste, und  Zitat

  • Fettgedruckt (B): Wichtige Wörter und Sätze durch Fettdruck hervorheben

  • Kursiv (I): Verwenden Sie Kursivschrift zur Hervorhebung von Text oder zur Angabe von Titeln

  • Unterstreichen (U): Unterstreichen Sie bestimmte Wörter zur zusätzlichen Betonung

  • Durchgestrichen (S): Durchstreichen von Wörtern, die nicht mehr relevant sind oder um Änderungen anzuzeigen

  • Hervorheben: Fügen Sie dem ausgewählten Text eine Hintergrundfarbe hinzu, um die Textpassage hervorstechen zu lassen

  • Ausrichten: Richten Sie Ihren Text links, mittig oder rechts aus

  • Link einfügen: Fügen Sie einen anklickbaren Hyperlink zu Ihrem Text hinzu

  • Variable einfügen ( {...} ): Fügen Sie dynamische Variablen wie der Name der Kandidat:innen, der Absender:innen, der Jobtitel, Firmenname usw. ein (besonders praktisch für Vorlagen oder Massen-Nachrichten)

Hinzufügen von Anhängen zu Ihrer E-Mail

Sie möchten ein Dokument, ein Bild oder ein Formular versenden? Dateien können Sie direkt über das Erstellungsfenster an Ihre E-Mail anhängen.

So fügen Sie einen Anhang hinzu:

  1. Klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol 📎 am unteren Rand des E-Mail-Erstellungsfensters.

  2. Wählen Sie die Datei aus, die Sie von Ihrem Gerät hochladen möchten.

  3. Die Datei wird unterhalb der E-Mail angezeigt. 

  4. Um einen Anhang zu entfernen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen und klicken Sie auf X, um ihn zu entfernen.

Dateirichtlinien:

-Maximale Dateigröße: 8,5 MB

- Unterstützte Formate: .pdf ,  .doc ,  .docx ,  .rtf ,  .txt ,  .jpg ,  .png

Anzeigen und Verwalten von E-Mails

Alle Ihre Nachrichten werden in diesen zwei Seiten gespeichert:

  • „Postfach“ →  „Posteingang“ oder  „Gesendet“ zum Durchsuchen aller Konversationen

  • „Bewerberprofil“ →  „E-Mails“-Tab zur Anzeige der einzelnen Kommunikationen mit Kandidat:innen

Klicken Sie auf ein Thread, um die gesamte Konversation, einschließlich der Antworten und Anhänge, anzuzeigen.

JOIN fasst Antworten und Weiterleitungen in einem einzigen Thread zusammen, um den Kontext leichter verständlich zu machen.

E-Mail-Benachrichtigungen für neue Antworten

Sie erhalten keine separaten E-Mail-Benachrichtigungen, wenn ein:e Kandidat:in auf Ihre Nachricht antwortet. Stattdessen sehen Sie einen  roten Punkt auf dem Tab „Postfach“ und eine  blaue Markierung neben den Threads in Ihrem „Posteingang“. Dies hilft Ihnen, neue Nachrichten zu erkennen, sobald Sie sich einloggen.

Was Sie auch tun können:

  • Filtern Sie Ihren  „Posteingang“ nach  „Ungelesen“ um nur neue Nachrichten zu sehen.

  • Klicken Sie auf das Aktualisierungssymbol am oberen Rand Ihres Postfachs, um die neuesten Antworten manuell zu laden.

Ihre JOIN-E-Mail-Adresse

Jede:r Recruiter in JOIN hat eine eindeutige Recruiter-E-Mail-Adresse in diesem Format: vorname.nachname@ihrefirma.messaging.join.com

So bleibt Ihre geschäftliche E-Mail privat, und alle Antworten werden in JOIN gespeichert – Ihre Konversationen sind organisiert und sicher.

Wie E-Mail-Kommunikation für Kandidat:innen funktioniert

Kandidat:innen nutzen nicht mehr die In-App-Nachrichten-Funktion von JOIN. Die gesamte Kommunikation erfolgt nun über E-Mail - wie bei regulärer E-Mail-Kommunikation.

Und so funktioniert es:

  • Wenn Sie eine E-Mail von JOIN aus senden, wird sie an den persönlichen E-Mail-Posteingang der Kandidat:innen weitergeleitet

  • Kandidat:innen antworten direkt aus ihrem E-Mail-Anbieter (z. B. Gmail, Outlook), d. h. sie müssen sich nicht bei JOIN anmelden

  • Ihre Antwort wird automatisch demselben E-Mail-Thread in Ihrem JOIN Postfach hinzugefügt

  • Sie sehen die vollständige Konversation unter  „Posteingang“ oder im  „E-Mails“-Tab des Kandidatenprofils