Senden Sie E-Mails an Kandidat:innen
Senden Sie ganz einfach E-Mails an Kandidat:innen direkt aus JOIN über die E-Mail-Funktion. Egal, ob Sie ein Vorstellungsgespräch vereinbaren oder eine Bewerbung weiterverfolgen möchten – Ihre Kommunikation bleibt organisiert und zentralisiert.
Wann sollte ich JOIN verwenden, um Kandidat:innen per E-Mail zu benachrichtigen?
Die E-Mail-Nachrichtenfunktion ist ideal für die tägliche Kommunikation mit Kandidat:innen während des Einstellungsverfahrens. Hier sind ein paar gute Anwendungsfälle:
Eine Einladung zum Vorstellungsgespräch senden oder Auskunft über eine Terminänderung geben
Einzelheiten über die Rolle oder die Timeline des Einstellungsprozesses mitteilen
Zusätzliche Dokumente oder Verfügbarkeit anfordern
Versenden des Angebotsschreibens
JOIN ist nicht für den Massenversand von Marketing- oder Transaktions-E-Mails wie Newslettern, Job-Alerts oder System-Benachrichtigungen konzipiert. Alle Nachrichten werden direkt über das JOIN-System versendet und es ist keine zusätzliche Einrichtung erforderlich.
Verfassen einer E-Mail über den Tab „Posteingang“
So senden Sie eine neue E-Mail:
Gehen Sie auf „Mailbox“ in der linken Seitenleiste
Klicken Sie auf das blaue Symbol (✏️) oben rechts
→ Dadurch öffnet sich ein neues E-Mail-Pop-up-Fenster auf der rechten Seite Ihres Bildschirms
Geben Sie in das Feld An den Namen oder die E-Mail-Adresse der empfangenden Person ein
→ Es erscheint eine Auswahlliste mit passenden Kandidat:innen aus Ihrer Datenbank - wählen Sie die jeweilige Kandidat:in, die Sie kontaktieren möchten
Verwenden Sie die Felder Cc oder Bcc, um weitere Empfänger:innen hinzuzufügen. Aus Sicherheitsgründen können Sie nur Teammitglieder hinzufügen, die bereits Teil Ihres Hiring Workspaces sind in JOIN
Fügen Sie einen Betreff hinzu und schreiben Sie Ihre Nachricht
a. Verwenden Sie die Formatierungssymbolleiste, um Ihre Nachricht zu formatieren oder Links hinzuzufügen
b. Klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol 📎 am unteren Rand, um Dateien anzuhängen
c. Klicken Sie auf das Vorlagensymbol 📝 (neben dem Anhangssymbol), um eine gespeicherte E-Mail-Vorlage einzufügen
Klicken Sie auf Senden wenn Sie bereit sind
Verfassen einer E-Mail aus dem Profil von Kandidat:innen
Öffnen Sie das Profil der Kandidat:innen, die Sie kontaktieren möchten
Es gibt zwei Möglichkeiten, um mit dem Verfassen einer E-Mail zu beginnen:
a. Klicken Sie auf der linken Seite, direkt unter den persönlichen Daten der Kandidat:innen, auf „E-Mail verfassen“
b. Oder gehen Sie in der oberen Menüleiste der Profile auf „E-Mails“ und klicken Sie in der Mitte des Bildschirms auf „E-Mail verfassen“
Wenn Sie auf E-Mail verfassen klicken, öffnet sich ein neues E-Mail-Fenster in der unteren rechten Ecke Ihres Bildschirms. Die E-Mail-Adresse der Kandidat:innen wird automatisch eingetragen.
Verwenden Sie die Felder Cc oder Bcc, um weitere Empfänger:innen hinzuzufügen → Sie können nur Teammitglieder hinzufügen, die bereits Teil Ihres Hiring Workspaces in JOIN sind
Fügen Sie einen Betreff hinzu und schreiben Sie Ihre Nachricht
Verwenden Sie die Formatierungssymbolleiste, um Ihre Nachricht zu formatieren oder Links einzufügen
Klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol 📎 um Dateien anzuhängen (max. 8,5 MB)
Klicken Sie auf das Vorlagensymbol 📝 (neben dem Anhangssymbol), um eine gespeicherte E-Mail-Vorlage einzufügen → Sie haben noch keine Vorlagen? Lesen Sie hier mehr über die Erstellung und Verwendung von E-Mail-Vorlagen
Klicken Sie auf „Senden“, wenn Sie bereit sind
Formatierung Ihrer Nachricht
Wenn Sie eine E-Mail in JOIN verfassen, können Sie die Formatierungsleiste verwenden, um Ihre Nachricht zu strukturieren und zu gestalten, damit sie klar und deutlich wird. Hier finden Sie eine Übersicht über die verfügbaren Optionen:
Textstile: Wählen Sie zwischen normalem Text und verschiedenen Überschriften- oder Listenstilen, um Ihre Nachricht zu strukturieren
→ Wenn Sie auf „Text“ klicken, sehen Sie diese Optionen: Text, Überschrift 1, Überschrift 2, Überschrift 3, Aufzählungsliste, Nummerierte Liste, und Zitat
Fettgedruckt (B): Wichtige Wörter und Sätze durch Fettdruck hervorheben
Kursiv (I): Verwenden Sie Kursivschrift zur Hervorhebung von Text oder zur Angabe von Titeln
Unterstreichen (U): Unterstreichen Sie bestimmte Wörter zur zusätzlichen Betonung
Durchgestrichen (S): Durchstreichen von Wörtern, die nicht mehr relevant sind oder um Änderungen anzuzeigen
Hervorheben: Fügen Sie dem ausgewählten Text eine Hintergrundfarbe hinzu, um die Textpassage hervorstechen zu lassen
Ausrichten: Richten Sie Ihren Text links, mittig oder rechts aus
Link einfügen: Fügen Sie einen anklickbaren Hyperlink zu Ihrem Text hinzu
Variable einfügen (
{...}): Fügen Sie dynamische Variablen wie der Name der Kandidat:innen, der Absender:innen, der Jobtitel, Firmenname usw. ein (besonders praktisch für Vorlagen oder Massen-Nachrichten)
Hinzufügen von Anhängen zu Ihrer E-Mail
Sie möchten ein Dokument, ein Bild oder ein Formular versenden? Dateien können Sie direkt über das Erstellungsfenster an Ihre E-Mail anhängen.
So fügen Sie einen Anhang hinzu:
Klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol 📎 am unteren Rand des E-Mail-Erstellungsfensters.
Wählen Sie die Datei aus, die Sie von Ihrem Gerät hochladen möchten.
Die Datei wird unterhalb der E-Mail angezeigt.
Um einen Anhang zu entfernen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen und klicken Sie auf X, um ihn zu entfernen.
Dateirichtlinien:
-Maximale Dateigröße: 8,5 MB
- Unterstützte Formate: .pdf , .doc , .docx , .rtf , .txt , .jpg , .png
Anzeigen und Verwalten von E-Mails
Alle Ihre Nachrichten werden in diesen zwei Seiten gespeichert:
„Postfach“ → „Posteingang“ oder „Gesendet“ zum Durchsuchen aller Konversationen
„Bewerberprofil“ → „E-Mails“-Tab zur Anzeige der einzelnen Kommunikationen mit Kandidat:innen
Klicken Sie auf ein Thread, um die gesamte Konversation, einschließlich der Antworten und Anhänge, anzuzeigen.
JOIN fasst Antworten und Weiterleitungen in einem einzigen Thread zusammen, um den Kontext leichter verständlich zu machen.
E-Mail-Benachrichtigungen für neue Antworten
Sie erhalten keine separaten E-Mail-Benachrichtigungen, wenn ein:e Kandidat:in auf Ihre Nachricht antwortet. Stattdessen sehen Sie einen roten Punkt auf dem Tab „Postfach“ und eine blaue Markierung neben den Threads in Ihrem „Posteingang“. Dies hilft Ihnen, neue Nachrichten zu erkennen, sobald Sie sich einloggen.
Was Sie auch tun können:
Filtern Sie Ihren „Posteingang“ nach „Ungelesen“ um nur neue Nachrichten zu sehen.
Klicken Sie auf das Aktualisierungssymbol am oberen Rand Ihres Postfachs, um die neuesten Antworten manuell zu laden.
Ihre JOIN-E-Mail-Adresse
E-Mails senden mit Ihrer JOIN-Recruiter-E-Mail-Adresse
Beim Versenden einer E-Mail können Sie wählen, welche Absenderadresse genutzt wird.
Jede:r Recruiter in JOIN hat automatisch eine Recruiter-E-Mail-Adresse in diesem Format: vorname.nachname@ihrefirma.msg.join.com
Standardmäßig erscheint Ihre Adresse name@companydomain.com im „Absender“-Feld – Kandidat:innen sehen jedoch immer Ihre JOIN Recruiter-Adresse. Diese sieht so aus:
vorname.nachname@firmenname.msg.join.com
So bleibt Ihre geschäftliche E-Mail privat, und alle Antworten werden in JOIN gespeichert – Ihre Konversationen bleiben also organisiert und sicher.
E-Mails von Ihrer No-Reply-Adresse senden
Sie können auch E-Mails von der No-Reply-Adresse Ihres Unternehmens senden, zum Beispiel:
no-reply@msg.join.com
Wie E-Mail-Kommunikation für Kandidat:innen funktioniert
Kandidat:innen nutzen nicht mehr die In-App-Nachrichten-Funktion von JOIN. Die gesamte Kommunikation erfolgt nun über E-Mail - wie bei regulärer E-Mail-Kommunikation.
Und so funktioniert es:
Wenn Sie eine E-Mail von JOIN aus senden, wird sie an den persönlichen E-Mail-Posteingang der Kandidat:innen weitergeleitet
Kandidat:innen antworten direkt aus ihrem E-Mail-Anbieter (z. B. Gmail, Outlook), d. h. sie müssen sich nicht bei JOIN anmelden
Ihre Antwort wird automatisch demselben E-Mail-Thread in Ihrem JOIN Postfach hinzugefügt
Sie sehen die vollständige Konversation unter „Posteingang“ oder im „E-Mails“-Tab des Kandidatenprofils