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Email Templates

E-Mail-Vorlagen erstellen

E-Mail-Vorlagen verwenden und verwalten

E-Mail-Vorlagen unterstützen Sie dabei, schnell und einheitlich mit Kandidat:innen zu kommunizieren – egal, ob Sie eine Bewerbung bestätigen, eine Einladung zum Assessment versenden oder eine:n Kandidat:in ablehnen. Mit JOIN können Sie Vorlagen erstellen, bearbeiten und verwalten und sie auf der gesamten Plattform für persönliche oder automatisierte Nachrichten nutzen. 

Wann und wo Sie Vorlagen verwenden können

Vorlagen können in JOIN in verschiedenen Szenarien verwendet werden:

  • Individuelle E-Mails aus dem Profil von Kandidat:innen oder aus dem Postfach versenden

  • Antworten, Weiterleiten oder Allen antworten in bestehenden E-Mail-Threads

  • Versenden von Sammelnachrichten (z. B. Massenabsagen)

  • Automatisierte System-E-Mails versenden (z. B. Bewerbungsbestätigungen, Absagen)

Neue E-Mail-Vorlage erstellen

Sie können Vorlagen für verschiedene Kommunikationsarten erstellen, darunter Bewerbungsbestätigungen, Absagen oder allgemeine Updates. Vorlagen können in mehreren Sprachen verfasst werden.

So erstellen Sie eine neue Vorlage:

  1. Gehen Sie im linken Navigationsmenü zu „Einstellungen“

  2. Klicken Sie auf „E-Mail-Vorlagen“

  3. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „+ Vorlage hinzufügen“

  4. Füllen Sie die Pflichtfelder aus:

    • Name: Ein interner Name, der Ihnen und Ihrem Team hilft, die Vorlage zu finden

    • E-Mail-Typ: Wählen Sie zwischen Bewerbungsbestätigung, Absage, Einwilligungsanfrage, Einladung zum Assessment, Bestätigung der Initiativbewerbung oder Allgemein

    • Sprache: Wählen Sie die Sprachversion aus, die Sie hinzufügen möchten

    • Betreff: Die E-Mail-Betreffzeile

    • Text: Der Inhalt der Nachricht

  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Vorlage standardmäßig für diesen E-Mail-Typ verwenden“

  6. Klicken Sie auf „Speichern“

So fügen Sie eine andere Sprachversion hinzu: 

  1. Eine Vorlage öffnen

  2. Verwenden Sie das Sprachmenü oben rechts

  3. Wählen Sie die Sprache aus, die Sie hinzufügen möchten

  4. Geben Sie Betreff und Nachrichtentext für diese Version ein

  5. Klicken Sie auf „Speichern“

3. Sie sehen visuelle Hinweise, die anzeigen, in welchem Status sich jede Sprachversion befindet:

  • Fertiggestellt (Betreff und Nachricht ausgefüllt)

  • Teilweise ausgefüllt

  • Leer

Vorlagen bearbeiten, duplizieren oder löschen

Sobald eine Vorlage erstellt wurde, können Sie deren Inhalt einfach aktualisieren, ein Duplikat erstellen oder sie löschen (sofern sie nicht verwendet wird).

So bearbeiten Sie eine Vorlage:

  1. Gehen Sie im linken Navigationsmenü zu „Einstellungen“

  2. Klicken Sie auf ‚E-Mail-Vorlagen'

  3. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie bearbeiten möchten

  4. Betreff, Nachrichtentext aktualisieren oder neue Sprachversionen hinzufügen

5. Klicken Sie auf „Speichern“

So duplizieren Sie eine Vorlage:

Das Duplizieren ist hilfreich, wenn Sie Varianten einer Basisnachricht erstellen möchten – zum Beispiel verschiedene Arten von Absagen oder separate Bestätigungen für unterschiedliche Abteilungen.

  1. Gehen Sie zu „Einstellungen“ → „E-Mail-Vorlagen“

  2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben der Vorlage

  3. Wählen Sie „Vorlage duplizieren“ aus

  4. Aktualisieren Sie den Namen und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor

  5. Klicken Sie auf „Speichern“

So löschen Sie eine Vorlage:

  1. Gehen Sie zu „Einstellungen“ → „E-Mail-Vorlagen“

  2. Vorlage auswählen

  3. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü oben rechts im Bearbeitungsbildschirm

  4. Klicken Sie auf „Löschen“

Platzhalter verwenden

Platzhalter sind dynamische Variablen, die bestimmte Teile Ihrer E-Mails automatisch personalisieren – zum Beispiel, indem sie den Namen der Kandidat:in, den Jobtitel oder den Namen Ihres Unternehmens einfügen. Sie können Platzhalter sowohl in der Betreffzeile als auch im Textkörper Ihrer E-Mail-Vorlage verwenden.

So fügen Sie einen Platzhalter hinzu:

  1. Platzieren Sie im Vorlagen-Editor den Cursor an der Stelle, an der Sie die Variable einfügen möchten

  2. Klicken Sie auf das {...}-Symbol in der Formatierungsleiste oder geben Sie {

  3. Dadurch öffnet sich das Menü mit den verfügbaren Variablen, die Sie in diese E-Mail einfügen können. Wählen Sie den Platzhalter aus, den Sie einfügen möchten. Zu den häufig genutzten Platzhaltern gehören zum Beispiel: Kandidat:in-Details, Absender:in-Details, Firmenname usw.

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