Rechtlicher Zusatz für Ihre Datenschutzerklärung
JOIN als Bewerbermanagement System datenschutzkonform
Bei der Nutzung von JOIN als Bewerbermanagement System können Sie den folgenden Zusatz zu Ihrer Datenschutzerklärung hinzufügen.
Hierdurch ist auch die datenschutzkonforme Verarbeitung von manuell importierten Kandidaten abgedeckt.
Kandidaten die sich über Stellenanzeigen, die mit JOIN ausgeschrieben wurden, bewerben, stimmen folgenden Datenschutzbestimmungen zu:
Vorlage für Ihre Datenschutzerklärung:
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Datenverarbeitung im Recruiting
Zur Durchführung des Bewerbungsprozesses und zum Bewerbermanagement nutzen wir die Talent-Management-Plattform Join, ein Service der JOIN Solutions AG, Landsgemeindeplatz 6, 9043 Trogen (CH) (nachfolgend: „Join“). Das Bewerbungsportal stellt uns Join als sog. Auftragsverarbeiter nach Art 28 DSGVO bereit, wozu wir einen Vertrag nach Maßgabe der DSGVO abgeschlossen haben. Vor der Beauftragung haben wir uns davon überzeugt, dass Join hinreichende Garantien für eine sichere und rechtskonforme Datenverarbeitung bietet, um den angemessenen Schutz der persönlichen Daten zu gewährleisten.
Alle im Rahmen der Bewerbung erhobenen Daten werden auf Basis des SSL-Verfahrens verschlüsselt und zum Zweck des Bewerbermanagements an die Server von Join übermittelt, dort gespeichert und verarbeitet.
Die von Ihnen in Ihrer Bewerbung übermittelten Daten verarbeiten wir ausschließlich zu dem Zweck, Ihre Bewerbung zu bearbeiten. Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit besondere Kategorien von personenbezogenen Daten (z.B. Angaben zu Ihrer Gesundheit, Ihrer Religion, Ihrer ethnischen Herkunft, Ihrer politischen Orientierung oder andere „sensible“ Daten) betroffen sind, Ihre Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Es steht ausdrücklich nicht in unserem Interesse, die vorgenannten Daten der besonderen Kategorien zu verarbeiten. Daher empfehlen wir Ihnen, nur solche Angaben zu übermitteln, die für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung unbedingt erforderlich sind und diese „sensiblen“ Daten in Ihren Unterlagen zu entfernen oder unkenntlich zu machen.
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Bewerbung zurückzuziehen. Ihre Daten werden in diesem Fall umgehend gelöscht, sofern kein Rechtsgrund zur weiteren Speicherung besteht. Zu diesem Zweck können Sie Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung ganz oder teilweise mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Eine E-Mail an HR@XY.com unter Angabe Ihres vollständigen Namens genügt. Natürlich können Sie Ihren Widerruf auch postalisch übermitteln: Musterkunden GmbH, Musterstrasse 1, 10115 Musterstadt. Bitte beachten Sie, dass wir Ihre Bewerbung dann nicht mehr oder nicht mehr in der eingereichten Form berücksichtigen können.
Die Verarbeitung Ihrer im Wege der Bewerbung übermittelten personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich für die Dauer des Bewerbungsprozesses. Sollten wir Ihnen keine Beschäftigung anbieten können, werden wir die von Ihnen übermittelten Daten bis zu sechs Monate nach Ende des Bewerbungsverfahrens (Versand der Absage) speichern, um Fragen im Zusammenhang mit Ihrer Ablehnung zu beantworten und um den Nachweispflichten aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) nachkommen zu können. Wenn Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben und Ihre Bewerbung von grundsätzlichem Interesse ist, können Ihre Daten für einen länger vereinbarten Zeitraum gespeichert werden, um Sie bei späteren Stellenangeboten berücksichtigen zu können.
Ist Ihre Bewerbung erfolgreich, können die von Ihnen angegebenen Daten für Personalangelegenheiten im Rahmen Ihrer Beschäftigung weiterverwendet werden. In diesem Fall werden Ihre Daten für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert und nach dessen Beendigung spätestens nach Ablauf der für das Arbeitsverhältnis geltenden gesetzlichen Verjährungs- oder arbeitsvertraglichen Ausschlussfristen gelöscht. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG.
Ihre Bewerbung (sei sie online, per Post oder E-Mail) wird bei uns ausschließlich von den zuständigen Mitarbeitern zur Kenntnis genommen und bearbeitet. Alle mit der Datenverarbeitung betrauten Mitarbeiter sind verpflichtet, die Vertraulichkeit Ihrer Daten zu wahren.
Die im Rahmen des Bewerbungsprozesses verarbeiteten personenbezogenen Daten werden ausschließlich nur dann an Dritte offenbart oder offengelegt, wenn und soweit dies erforderlich und rechtlich zulässig ist oder eine entsprechende rechtliche oder gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht, bspw. dann, wenn wir durch ein Gericht hierzu verpflichtet werden.