Usar y gestionar plantillas de correo electrónico
Las plantillas de email te ayudan a comunicarte con los candidatos de forma rápida y coherente, ya sea para confirmar una solicitud, enviar una invitación a una evaluación o rechazar a un candidato. Con JOIN, puedes crear, editar y gestionar plantillas, y usarlas en toda la plataforma para mensajes individuales o automáticos.
Cuándo y dónde puedes usar plantillas
Puedes usar plantillas en JOIN en diferentes situaciones:
Enviar correos individuales desde el perfil de un Candidato o desde el Buzón
Responder, reenviar o responder a todos en hilos de correo existentes
Enviar mensajes masivos (por ejemplo, rechazos en bloque)
Envío de correos automáticos del sistema (por ejemplo, confirmaciones o rechazos de solicitud)
Crear una nueva plantilla de correo electrónico
Puedes crear plantillas para distintos tipos de comunicación, como confirmaciones de solicitud, rechazos o actualizaciones generales. Las plantillas pueden redactarse en más de un idioma.
Para crear una nueva plantilla:
Ve a "Configuración" en el menú de navegación de la izquierda
Haz clic en 'Plantillas de correo electrónico'
Haz clic en el botón azul '+ Añadir plantilla'
Completa los campos obligatorios:
Nombre: Un nombre interno para que tú y tu equipo podáis identificar la plantilla
Tipo de email: Elige entre Confirmación de Solicitud, Rechazo, Solicitud de consentimiento, Invitación a evaluación, Confirmación de Solicitud espontánea o General
Idioma: Elige la versión de idioma que vas a añadir
Asunto: La línea de asunto del correo electrónico
Cuerpo: El contenido del mensaje
• 1. (Opcional) Marca la casilla "Usar plantilla por defecto para este tipo de correo"
Haz clic en "Guardar"
Para añadir una versión en otro idioma:
Abre una plantilla existente
Usa el menú de idiomas en la esquina superior derecha
Selecciona el idioma que quieres añadir
Completa el asunto y el cuerpo para esa versión
Haz clic en "Guardar"
Verás indicadores visuales que muestran si cada versión de idioma está:
Completo (asunto + cuerpo rellenados)
Parcial
Vacío
Editar, duplicar o eliminar plantillas
Una vez que crees una plantilla, puedes actualizar su contenido fácilmente, duplicarla o eliminarla (si no está en uso).
Para editar una plantilla:
Ve a 'Configuración' en el menú de navegación de la izquierda
Haz clic en 'Plantillas de correo electrónico'
Selecciona la plantilla que quieres editar
Actualiza el asunto, el cuerpo o añade nuevas versiones en otros idiomas
Haz clic en "Guardar"
Para duplicar una plantilla:
Duplicar es útil cuando quieres crear variaciones de un mensaje base, por ejemplo, diferentes tipos de mensajes de rechazo o confirmaciones separadas para distintos departamentos.
Ve a 'Configuración' → 'Plantillas de correo electrónico'
Haz clic en el menú de tres puntos junto a la plantilla
Selecciona 'Duplicar plantilla'
Actualiza el nombre y haz los cambios que necesites
Haz clic en 'Guardar'
Para eliminar una plantilla:
Ve a 'Configuración' → 'Plantillas de correo electrónico'
Selecciona la plantilla
Haz clic en el menú de tres puntos en la esquina superior derecha de la pantalla de edición
Haz clic en "Eliminar"
Trabajando con marcadores de posición
Los marcadores de posición son variables dinámicas que personalizan automáticamente partes de tus correos electrónicos, por ejemplo, insertando el nombre del Candidato, el título del puesto o el nombre de tu empresa. Puedes añadir marcadores de posición tanto en el asunto como en el cuerpo de tu plantilla de correo electrónico.
Para añadir un marcador de posición:
En el editor de plantillas, coloca el cursor donde quieras insertar la variable
Haz clic en el icono {...} en la barra de formato o escribe {
Esto abrirá el menú con las variables disponibles que puedes insertar en ese correo electrónico. Elige el marcador de posición que quieras añadir. Algunos de los más comunes son: detalles del Candidato, detalles del remitente, nombre de la empresa, etc.