Envoyer des courriels aux candidats
Envoyez facilement des courriels aux candidats depuis JOIN grâce à la messagerie électronique. Qu'il s'agisse de planifier un entretien ou de donner suite à une candidature, vos conversations resteront organisées et centralisées.
Quand dois-je utiliser JOIN pour envoyer des courriels aux candidats ?
La fonction de messagerie électronique est idéale pour toutes les communications quotidiennes avec les candidats au cours du processus de recrutement. Voici quelques exemples d’utilisation :
Envoyer une invitation à un entretien ou une mise à jour de la date de l'entretien
Donnez des détails sur le poste ou le calendrier de recrutement
Demande de documents supplémentaires ou de disponibilité
Envoi de la lettre d'offre
JOIN n'est pas conçu pour l'envoi de courriels marketing ou transactionnels en masse, tels que les bulletins d'information, les alertes d'emploi ou les notifications de système. Tous les messages sont envoyés directement par le système JOIN et aucune configuration supplémentaire n'est nécessaire.
Composer un courriel à partir de l'onglet « Boîte de réception »
Pour envoyer un nouveau courriel :
Allez sur « Messagerie » dans la barre latérale gauche
Cliquez sur l'icône bleue Composer (✏️) en haut à droite → Une nouvelle fenêtre de courriel s'ouvre à droite de l'écran
Dans le champ À, commencez à taper le nom ou l'e-mail du destinataire → Une liste déroulante apparaît avec les candidats correspondants de votre base de données – sélectionnez le bon
Utilisez les champs Cc ou Bcc pour ajouter des destinataires supplémentaires. Pour des raisons de sécurité, vous ne pouvez ajouter que des membres de l'équipe qui font déjà partie de votre espace de travail de recrutement au sein de JOIN
Ajoutez un objet et rédigez votre message
Utilisez la barre d'outils de formatage pour mettre en forme votre message ou ajouter des liens
Cliquez sur l'icône en forme de trombone 📎 en bas de page pour joindre des fichiers
Cliquez sur Envoyer lorsque vous êtes prêt
Composer un courriel à partir du profil d'un candidat
Ouvrez le profil du candidat que vous souhaitez contacter
Vous trouverez deux façons de commencer à composer un courriel :
Dans le panneau de gauche, juste en dessous des informations personnelles du candidat, cliquez sur « Composer un courriel »
Vous pouvez également accéder à la rubrique « Emails » dans la barre de menu supérieure des profils et cliquer sur « Composer un courriel » au centre de l'écran
En cliquant sur Composer un courriel, vous ouvrez une nouvelle fenêtre de courriel dans le coin inférieur droit de votre écran. L'adresse électronique du candidat se remplit automatiquement.
Utilisez les champs Cc ou Bcc pour ajouter des destinataires supplémentaires → Vous ne pouvez ajouter que des membres de l'équipe qui font déjà partie de votre espace de travail de recrutement au sein de JOIN
Ajoutez un objet et rédigez votre message
Utilisez la barre d'outils de formatage pour mettre en forme votre message ou ajouter des liens
Cliquez sur l'icône trombone 📎 pour joindre des fichiers (max. 8,5 MB)
Cliquez sur l'icône modèle 📝 (à côté de l'icône de la pièce jointe) pour insérer un modèle d'e-mail enregistré → Vous n'avez pas encore de modèles ? Pour en savoir plus sur la création et l'utilisation des modèles d’e-mail, cliquez ici
Cliquez sur « Envoyer » lorsque vous êtes prêt
Mise en forme du message
Lorsque vous écrivez un courriel dans JOIN, vous pouvez utiliser la barre d'outils de formatage pour structurer et styliser votre message afin de le rendre plus clair et plus percutant. Voici un aperçu des options disponibles :
Format de texte : choisissez entre un texte normal et différents styles d'en-tête ou de liste pour structurer votre message.
→ Lorsque vous cliquez sur « Texte », les options suivantes s’affichent : Texte, Titre 1, Titre 2, Titre 3, Liste à puces, Liste numérotée, et Citation
Gras (B) : mettez en évidence des mots ou des phrases importants en les mettant en gras
Italic (I) : utilisez l'italique pour souligner un texte ou indiquer un titre
Underline (U) : soulignez des mots spécifiques pour plus d'emphase
Strikethrough (S) : rayez les mots qui ne sont plus pertinents ou pour indiquer les modifications
Highlight : ajoutez une couleur de fond au texte sélectionné pour attirer l'attention
Alignment : alignez votre texte à gauche, au centre ou à droite
Insert link : ajoutez un lien hypertexte cliquable à votre texte
Insert variable ({...}) : insérez des variables dynamiques comme le nom du candidat, le nom de l'expéditeur, le titre du poste, le nom de l'entreprise, etc. (particulièrement utile dans les modèles ou les messages de masse)
Ajoutez des pièces jointes à votre courriel
Vous devez envoyer un document, une image ou un formulaire ? Vous pouvez joindre des fichiers directement à votre courriel à partir de la fenêtre composer.
Pour ajouter une pièce jointe :
Cliquez sur l'icône de trombone 📎 en bas de la fenêtre composer
Sélectionnez le fichier que vous souhaitez télécharger depuis votre appareil
Le fichier apparaîtra sous le courriel.
Pour supprimer une pièce jointe, survolez son nom et cliquez sur X pour la supprimer si nécessaire
Consultation et gestion des courriels
Tous vos messages sont stockés à deux endroits :
« Messagerie » → « Boîte de réception » ou « Envoyé » pour consulter les conversations générales
« Profil du candidat » → « E-mails » onglet pour voir les fils de discussion individuels des candidats
Cliquez sur un fil de discussion pour afficher l'intégralité de la conversation, y compris les réponses et les pièces jointes.
JOIN regroupe également les réponses et les envois connexes dans un seul fil de discussion pour une meilleure mise en contexte.
Notifications par e-mail des nouvelles réponses
Vous ne recevrez pas de notifications distinctes par e-mail lorsqu'un candidat répond à votre message.
Au lieu de cela, vous verrez un point rouge sur l'onglet « Messagerie » et un badge bleu non lu à côté des fils de discussion dans votre « Boîte de réception ». Ces indicateurs visuels vous aident à repérer les nouveaux messages dès que vous vous connectez.
Vous pouvez aussi :
Filtrez votre « Boîte de réception » par « Non lu » pour ne voir que les nouveaux messages.
Cliquez sur l'icône actualiser en haut de votre Messagerie pour charger manuellement les dernières réponses
Conseil : veillez à consulter régulièrement votre Messagerie pour rester au courant de toutes les tâches.
Votre adresse électronique JOIN
Chaque recruteur de JOIN dispose d'une adresse électronique unique sous le format suivant : first.last@yourcompany.messaging.join.com
Cela permet de préserver la confidentialité de votre courrier électronique professionnel et de garantir que toutes les réponses restent dans JOIN, ce qui permet d'organiser et de sécuriser vos conversations.
Comment la messagerie électronique fonctionne-t-elle pour les candidats ?
Les candidats n'utilisent plus la messagerie in-app de JOIN. Toute la communication se fait désormais via l'email normal – comme tout échange d'email standard.
Voici comment cela fonctionne :
Lorsque vous envoyez un e-mail à partir de JOIN, il est envoyé dans la boîte de réception personnelle du candidat
Les candidats répondent directement à partir de leur e-mail de client (par exemple Gmail, Outlook), c'est-à-dire qu'ils n'ont pas besoin de se connecter à JOIN
Leur réponse est automatiquement ajoutée au même fil de discussion dans votre Messagerie JOIN
Vous verrez la conversation complète sous « Boîte de réception » ou dans l'onglet « E-mails » du profil du candidat