Utilisation et gestion des modèles d'e-mail

Les modèles d'e-mails vous aident à communiquer avec les candidats rapidement et de manière cohérente — que vous confirmiez une candidature, envoyiez une invitation à une évaluation ou refusiez un candidat. Avec JOIN, vous pouvez créer, modifier et gérer des modèles, et les utiliser sur toute la plateforme pour des messages individuels ou automatisés.

Quand et où utiliser les modèles

Les modèles peuvent être utilisés dans JOIN dans différents scénarios :

  • Envoi d'emails individuels depuis le profil d'un candidat ou depuis la 'Messagerie'

  • Répondre, transférer ou répondre à tous aux fils de discussion existants

  • Envoi de messages groupés (par ex. rejets en masse)

  • Envoi d'emails automatisés par le système (par ex. confirmations de candidature, refus)

Pour créer un nouveau modèle :

Vous pouvez créer des modèles pour différents types de communication, notamment les confirmations de candidature, les refus ou les mises à jour générales. Les modèles peuvent être rédigés en plusieurs langues.

Pour créer un nouveau modèle :
  1. Allez dans 'Paramètres' dans le menu de navigation à gauche

  2. Cliquez sur 'Modèles d'e-mail'

  3. Cliquez sur le bouton bleu '+ Ajouter un modèle'

  4. Remplissez les champs obligatoires :

    • Nom : Un nom interne pour vous aider, vous et votre équipe, à identifier le modèle

    • Type d'e-mail : Choisissez parmi Confirmation de candidature, Refus, Demande de consentement, Invitation à l'évaluation, Confirmation de candidature spontanée ou Général

    • Langue : Choisissez la version linguistique que vous ajoutez

    • Objet : La ligne d'objet de l'e-mail

    • Corps : Le contenu du message

  5. (Facultatif) Cochez la case 'Utiliser ce modèle par défaut pour ce type d'e-mail'

  6. Cliquez sur 'Enregistrer'

Pour ajouter une version linguistique :
  1. Ouvrir un modèle existant

  2. Utilisez le menu déroulant des langues dans le coin supérieur droit

  3. Sélectionnez la langue que vous souhaitez ajouter

  4. Remplissez le sujet et le corps pour cette version

  5. Cliquez sur 'Enregistrer'

  6. Vous verrez des indicateurs visuels montrant si chaque version linguistique est :

    • Complet (objet + corps remplis)

    • Partiel

    • Vide

Modification, duplication ou suppression de modèles

Une fois qu'un modèle est créé, vous pouvez facilement mettre à jour son contenu, créer un duplicata ou le supprimer (s'il n'est pas en cours d'utilisation).

Pour modifier un modèle :
  1. Allez dans 'Paramètres' dans le menu de navigation à gauche

  2. Cliquez sur 'Modèles d'e-mail'

  3. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez modifier

  4. Modifier l'objet, le corps du message ou ajouter de nouvelles versions linguistiques

  5. Cliquez sur 'Enregistrer'

Pour dupliquer un modèle :

La duplication est utile lors de la création de variations d'un message de base—par exemple, différents types de messages de refus ou des confirmations distinctes pour différents départements.

  1. Allez dans 'Paramètres' → 'Modèles d'e-mail'

  2. Cliquez sur le menu à trois points à côté du modèle

  3. Sélectionner 'Dupliquer le modèle'

  4. Mettre à jour le nom et apporter des modifications si nécessaire

  5. Cliquez sur 'Enregistrer'

Pour supprimer un modèle :
  1. Allez dans 'Paramètres' → 'Modèles d'e-mail'

  2. Sélectionner le modèle

  3. Cliquez sur le menu à trois points en haut à droite de l'écran d'édition

  4. Cliquez sur 'Supprimer'

Travailler avec des espaces réservés

Les espaces réservés sont des variables dynamiques qui personnalisent automatiquement certaines parties de vos e-mails—par exemple, en insérant le nom du candidat, l'intitulé du poste ou le nom de votre entreprise. Vous pouvez ajouter des espaces réservés à la fois dans l'objet et dans le corps de votre modèle d'e-mail.

Pour ajouter un espace réservé :

  1. Dans l'éditeur de modèle, placez votre curseur où vous souhaitez insérer la variable

  2. Cliquez sur l'{...} icône dans la barre d'outils de formatage ou tapez {

  3. Cela ouvrira le menu avec les variables disponibles que vous pouvez insérer dans cet e-mail. Choisissez le placeholder que vous souhaitez insérer. Les placeholders courants incluent : Détails du candidat, Détails de l'expéditeur, Nom de l'entreprise, etc.